Bewerbungsphasen können, besonders in unsicheren Zeiten wie jetzt, ziemlich nervenaufreibend sein. Gerade bei schwacher Wirtschaftskonjunktur sind Unternehmen eher zurückhaltend, was Stellenausschreibungen angeht. Doch wer momentan weniger passende Stellenausschreibungen finden kann als erhofft, kann die Zeit ja vielleicht für eine alternative, deutlich zielgerichtetere Strategie nutzen: Die Initiativbewerbung.
Sich initiativ, also ohne dass die entsprechende Stelle (öffentlich oder groß) ausgeschrieben wurde, bei einem Arbeitgeber zu bewerben, bedarf zwar etwas an Vorbereitungsaufwand, hat aber – sofern die Bewerbung gut gemacht ist – eine maßgeblich höhere Erfolgsquote als die klassische Bewerbung, da die Konkurrenz mit anderen Kandidat:innen viel geringer (bzw. im besten Falle gar nicht vorhanden) ist. Wenn du also bereits schon länger ein Auge auf bestimmte Unternehmen oder Organisationen geworfen hast, immer wieder deren Karriereseite besuchst, aber einfach keine passende Stelle ausgeschrieben wird - trau dich!
Warum Arbeitgeber mit Stellenausschreibungen so zögerlich sind
Zunächst ist es wichtig zu wissen, wie der Stellenmarkt im Hintergrund funktioniert. Denn die öffentlich sichtbaren Stellen sind nur die »Spitze des Eisbergs«, d.h. ein Großteil der offenen Positionen wird intern oder über Empfehlungen vergeben – und zwar bis zu 70% der Stellen. Ja, du hast richtig gelesen – 70%. Laut unserer Expertin Antje Schultheis trifft dies besonders auf die ohnehin schon begehrten Jobs im Non-Profit-Bereich zu: »Im gemeinnützigen, umweltpolitischen und somit vor allem projektbasierten Bereich ist der Anteil an verdeckten Stellen besonders groß. Zudem ist der Arbeitsmarkt vor allem in den Aufgabenbereichen besonders verdeckt, wo neue Arbeitsfelder von ehemaligen Freiberufler:innen oder Ehrenamtler:innen mitgestaltet werden, die sich dann über pro-aktive Mitstreiter:innen freuen.«
Dies bedeutet: Nur, wenn eine interne Besetzung nicht klappt, erfolgt eine öffentliche Stellenausschreibung. Verständlicherweise, denn Bewerbungsverfahren binden enorm viele zeitliche und finanzielle Ressourcen: In der Regel dauert es mehrere Monate von der Idee der Ausschreibung bis zum Einstieg der/des neuen Mitarbeitenden. Die Stellenbeschreibung muss formuliert, von verschiedenen Abteilungen abgesegnet und auf geeigneten Portalen inseriert werden. Die eingehenden Bewerbungen müssen anschließend selektiert, geeignete Kandidaten eingeladen, interviewt und ausgewählt werden. Oftmals kommt laut Antje Schultheis noch für die Arbeitgeber erschwerend hinzu, dass »viele Projektanträge sehr lange Bewilligungsphasen mit oft sehr ungewissem Ausgang haben. Ausschreibungen (vorbehaltlich der Zusage der Fördermittel) zu machen und dann nach dem aufwändigen Recruitment-Verfahren am Ende allen Kandidat:innen absagen zu müssen, ist für viele Non-Profit-Organisationen zu aufwändig. Hinzu kommt, dass sich die aktuellen Elternzeiten gerade bei modern gestalteten Partnerschaften sehr verkürzt haben und oft nur zwischen 2 und 8 Monaten (und nicht mehr 1-2 Jahre) betragen, so dass diese auch nicht immer rechtzeitig ausgeschrieben werden können. Hier freuen sich die Arbeitgeber, wenn sich hier ein:e geeignete:r Kandidat:in aktiv anbietet. Denn bei ca. 100 Tagen Dauer von der Feststellung, dass eine Stelle zu besetzen ist, bis zur Einstellung der/des neuen Kolleg:in, wäre eine 3-monatige Vertretungszeit ja schon rum. Aus verschiedenen Gründen dürfen gerade Elternzeitvertretungen nicht zu früh ausgeschrieben werden und die Länge der Vertretung dürfen sich die Eltern noch lange offen halten. Pietätlos wäre ebenso die Ausschreibung im chronischen oder psychischen Krankheitsfall. Durch eine insgesamt hohe Arbeitsplatzmobilität bei gleichzeitig kurzen Projektlaufzeiten bleiben ebenfalls häufig Arbeitsplätze unbesetzt, für die es nur noch sogenannte Restlaufzeiten von wenigen Monaten gibt.«
Initiativbewerber:innen, die die mit einer Stellenvergabe verbundenen Herausforderungen kennen, können diese jedoch auch klug für sich nutzen.
Vorteile pro-aktiver Bewerbungsstrategien
Was genau spricht eigentlich für pro-aktive Bewerbungsmethoden? Laut Antje Schultheis kann somit vor allem die Erfolgsquote der Bewerbung um ein Vielfaches erhöht werden: »Der große Vorteil ist, dass man in der Regel deutlich weniger Konkurrenz hat. Wenn sich sonst 30-300 Personen auf eine Ausschreibung bewerben, sind es bei einer Initiativbewerbung so gut wie keine anderen Mitbewerbenden. Es sei denn, es gibt einen großen Pool an Initiativbewerbungen, wie z.B. bei der GIZ für Praktika, wo bis zu 20.000 Bewerbungen in einem Topf schlummern. Der qualitative Unterschied ist, dass die Bewerbung durch kluge Vorab-Gespräche vorbereitet werden kann und du die Arbeitgeberorganisation schon neugierig auf deine Person machen kannst. Zudem kannst du im besten Fall einen sehr langwierigen, kostspieligen sowie ressourcenintensiven Bewerbungsprozess vereinfachen. Vor allem, wenn es um kurzfristig zu besetzende Vertretungsstellen geht. Diese sind dann wiederum oft der Einstieg in weitere interessante Positionen. Denn wer einmal irgendwo drin ist, hat Zugang zu den internen Bewerbungen. Natürlich werden Chefposten von großen NGOs nicht nach einer Initiativbewerbung vergeben - dennoch sind die Strategien zur Vorbereitung ebendieser pro-aktiven Bewerbungen dieselben: Auch im Vorfeld der Bewerbung um Führungsposten sollte man möglichst viele Informationen von Mitarbeitenden aus der Organisation sammeln und in Vorab-Gesprächen herausfinden, worauf es bei der Ausgestaltung der Stelle und dem Team ankommt.«
Um es in konkreten Zahlen auszudrücken: Während bei ausgeschriebenen Stellen, auf die 100-300 Bewerbungen – vor allem im gemeinnützigen Sektor – eher die Regel als die Ausnahme sind, deine Erfolgswahrscheinlichkeit bei unter 1% liegt, so bewegt sich die Erfolgsquote bei einer Initiativbewerbung im hohen zweistelligen Prozentbereich. In gut vorbereiteten Fällen sogar bis zu 70%. Du kannst deine Chancen im besten Fall also mehr als versiebzig-fachen! Da lohnt es sich, ein wenig Zeit in einige wenige, aber gezielte Bewerbungen zu investieren, anstatt mehr oder weniger wahllos zig lieblose Massen-Bewerbungen rauszuschicken. Doch wie komme ich nun an diese verflixten, »verdeckten« Stellen?
Aktiv Netzwerken
Wie bereits erwähnt, sind deine Erfolgsaussichten besonders hoch, wenn deine Bewerbung genau zum richtigen Zeitpunkt eintrudelt – zum Beispiel wenn eine Position wegen Elternzeit, längerer Krankschreibung oder Berentung frei wird oder gerade dann, wenn im Rahmen größerer Aufträge bzw. Projekte belastende Arbeitsspitzen zu erwarten sind, die mit den aktuellen personellen Kapazitäten nur schwer zu stemmen sind. Gut, wenn du dann deine Expertise anbietest, um die Abteilung zu entlasten. In solchen Fällen kann deine Bewerbung offene Türen einrennen, da du dem Arbeitgeber den zusätzlichen Aufwand eines aufwendigen Ausschreibungsverfahrens ersparst. Antje Schultheis weist hier jedoch auch auf das nötige Fingerspitzengefühl hin: »Auf diese Positionen sollte man sich aber nicht mit einer Initiativbewerbung stürzen. Vielmehr kann man einer gesamten Abteilung seine Arbeitskraft anbieten, da man vernommen hat, dass die Arbeit umverteilt werden musste und daher der Gesamt-Workload gerade für alle sehr hoch ist.«
Doch wie finde ich als Außenstehende:r überhaupt heraus, wann ein guter Zeitpunkt für eine Initiativbewerbung ist? Der Schlüssel lautet hier: Aktives Netzwerken. Und keine Sorge – das hat nichts mit »sich anbiedern« zu tun, sondern viel eher mit bewusstem Zuhören und vor allem: ehrlich interessierten Fragen stellen.
Strategie 1: Sich in den richtigen Kreisen tummeln
Um während der Jobsuche auf ein starkes Netzwerk zurückgreifen zu können, lohnt es sich, bereits vorab (auch schon während des Studiums) aktiv zu werden und Kontakte zu knüpfen:
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Relevante Fachtagungen oder Konferenzen bieten eine optimale Gelegenheit, um zwei sehr nützliche Dinge zu verknüpfen: Dein Fachwissen auf den neuesten Stand zu bringen und natürlich Networking. Hier kannst du dich während der Vorträge oder Workshops mit inhaltlich relevanten Wortbeiträgen und/oder Fragen einbringen und positiv auf dich aufmerksam machen. Darüber hinaus solltest du dir unbedingt Zeit für die Pausen- und Flurgespräche nehmen - denn genau hier laufen die Gespräche zwischen verschiedenen Organisationen zusammen, werden Informationen ausgetauscht über geplante Kampagnen, Projekte und anstehende personelle Veränderungen.
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Ehrenamtliches Engagement: Deine Motivation, dich ehrenamtlich für einen Verein oder eine Initiative zu engagieren, sollte natürlich über das reine Networking hinausgehen. Die persönlichen und informellen Kontakte, die du während gemeinsamer Aktivitäten im Verein gewinnst, sind allerdings eine überaus wertvolle Ressource und dürfen und sollten bei der Jobsuche definitiv mitberücksichtigt werden. Für beruflich Fortgeschrittene können darüber hinaus auch z.B. Vorstandsposten in Verbänden oder Vereinen besonders bereichernd sein.
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Alumni-Netzwerke: Auch in Alumni-Netzwerken (z.B. deiner Hochschule, von Weiterbildungen, Auslandsaufenthalten, Mentoring- oder Stipendienprogrammen o.Ä.) oder anderen informellen Austauschforen können sehr hilfreiche Kontakte sein, um während der Jobsuche um Unterstützung zu bitten.
Strategie 2: Aktive Kommunikation deiner beruflichen Verfügbarkeit
Du hast bestimmte Organisationen oder Unternehmen im Blick, für die du gerne tätig sein möchtest? Scanne all deine Netzwerke der letzten Jahre (siehe oben) nach Personen, die bei deinen Wunscharbeitgebern tätig sind und frische die Beziehung auf. Wenn du nicht mit der Tür ins Haus fallen möchtest, verwende einen »Aufhänger« – z.B. ein Jubiläum, eine Publikation, eine kürzlich stattgefundene oder geplante Veranstaltung und gratuliere der Person mit einer netten Email dazu. Dann weist du kurz darauf hin, dass du etwa bald mit deinem Studium fertig wirst, bald freie Kapazitäten für neue berufliche Projekte haben wirst, dich gerade beruflich neu orientierst und dich auf neue Aufgaben und Herausforderungen freust. An diese Mail hängst du am besten auch dein Kurzprofil (max. 1-seitige(!) Zusammenfassung deiner Qualifikationen, auch »Career Summary« genannt) mit dem Hinweis, dass dieses gerne weitergeleitet werden darf.
Strategie 3: Mit eigenen Ideen punkten
Dieses Prinzip sollte jeder/jedem bereits vertraut sein: Hat man bereits Kontakte oder sogar Arbeitserfahrung innerhalb einer Organisation oder einem Unternehmen gesammelt – den berühmten »Fuß in der Tür« – erhöht dies die Chancen auf eine Festanstellung.
Mit dem sog. Stufeneinstieg kannst du auch schon bereits während des Studiums beginnen. Wenn dir eine Organisation als zukünftiger Arbeitgeber besonders attraktiv erscheint - bewerbe dich als Praktikant:in, Werkstudierende:r oder studentische Hilfskraft. Gewinnst du ein positives Bild des Arbeitgebers und umgekehrt, könnte dir nach dem Studium ein direkter Übergang zur/zum Festangestellten winken. Handelt es sich um eine gemeinnützige Organisation, kann ein ehrenamtliches Engagement ebenfalls in eine hauptamtliche Tätigkeit münden – schließlich bist du ja bereits mit den Projekten und internen Strukturen vertraut und hast bewiesen, dass du die Werte und Ziele der Organisation teilst.
Hast du dein Studium bereits abgeschlossen, solltest du dich allerdings nicht mehr für Praktika und Hilfstätigkeiten anbieten – damit sendest du kein gutes Signal, da du dich mit deinem Abschluss »unter Wert verkaufst« und schlimmstenfalls der Eindruck entstehen könnte, dass du dir eine verantwortungsvolle Rolle nicht zutraust. Du kannst deinem Wunscharbeitgeber jedoch aktiv anbieten, im Rahmen einer Trainee-Stelle, eines Volontariats oder auch als freiberufliche:r Mitarbeiter:in dein Können unter Beweis zu stellen.
Dies alles kannst du wunderbar mit der Projektstrategie verknüpfen: Sei stets wachsam, wo die Organisation Unterstützung gebrauchen könnte und trete mit einer konkreten Lösung an den Arbeitgeber heran! Zum Beispiel könntest du deine Fähigkeiten für die Durchführung eines spezifischen Projektes (dies könnte etwa eine PR- oder Spendenkampagne, die Einführung eines Personalentwicklungs-Tools oder der Aufbau einer Webinarreihe zur Aufklärung der Öffentlichkeit sein) anbieten - eventuell erst einmal auf Honorarbasis bzw. als freie:r Mitarbeiter:in oder im Rahmen einer »Probearbeit« für z.B. 6 Monate. Je konkreter und durchdachter dein Vorschlag ist, desto besser.
Hierbei besteht gerade im gemeinnützigen Sektor auch die Möglichkeit, dass du dir deine eigene Stelle mit Fördermitteln erschaffst. Hast du ein bestimmtes Projekt im Kopf, das du gerne umsetzen möchtest, solltest du definitiv überprüfen, was die Förderlandschaft (öffentliche Förderprogramme sowie private Stiftungen) diesbzgl. hergibt. Dabei solltest du im Förderantrag natürlich die Kosten für deine eigene Stelle mit einplanen. Man mag es kaum glauben, aber zahlreiche Fördergeber bleiben mangels Anträgen auf ihren Geldern sitzen, so dass mit einem ordentlichen Antrag die Chancen oft sehr gut stehen, eine Bewilligung zu erhalten.
Strategie 4: Finde deine »Türöffner«
Jetzt wird es etwas unkonventionell. Aber gerade das kann die Strategie sehr erfolgreich machen. Im ersten Schritt begibst du dich auf die Suche nach Menschen, die in einer ähnlichen Position tätig sind, die du gerne künftig haben möchtest oder die in den entsprechenden Abteilungen deiner Wunscharbeitgeber sitzen. Wichtig: Hierbei reden wir nicht von deinen potentiellen Vorgesetzten, sondern von Menschen, mit denen du dich informell und auf Augenhöhe austauschen kannst, die dich aber dennoch potentiell deiner Wunschstelle näher bringen könnten. Zur Kontaktrecherche eignen sich am besten Karriereportale wie Xing oder LinkedIn, aber auch Unternehmenshomepages können ihren Zweck erfüllen.
Hast du passende Menschen identifiziert, kommunizierst du mit einer kurzen, dezenten und freundlichen Nachricht deinen Vernetzungswunsch. Es geht dabei nicht darum, dass du die Person plump bittest, dir einen Job klarzumachen, sondern vorrangig um den persönlichen Austausch. Zum Beispiel könntest du die Person um ein Telefonat oder – falls die räumliche Entfernung es erlaubt – sogar auf einen Kaffee einladen. Dazu könntest du z.B. schreiben, dass du dich gerade beruflich neu orientierst, dich sehr für das spezifische Berufsbild, den Arbeitsalltag in der betreffenden Organisation und den persönlichen Werdegang deines Gegenübers interessierst und dich über einen Austausch freuen würdest. Das kommt dir im ersten Moment vielleicht sehr offensiv vor? Keine Bange – in aller Regel reagieren Menschen äußerst positiv und offen, wenn du ihnen ehrliches Interesse entgegenbringst und unterstützen dich gerne. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass du keine Reaktion erhältst. Du hast also nichts zu verlieren. Achte nur darauf, mit Anfragen dieser Art sparsam gezielt und umzugehen und verschicke keine standardisierten Massenmails – so kann die Aktion später auch nicht nach hinten losgehen.
Bei gegenseitiger Sympathie sind genau diese Kontakte die Kanäle, über die du potentiell über neue Projekte oder frei werdende Stellen erfährst und die dich sogar intern weiterempfehlen bzw. dir als Referenzpersonen zur Verfügung stehen können. Des Weiteren – und das ist nicht minder wertvoll – kannst du so viel über die Arbeitskultur bestimmter Organisationen und den Arbeitsalltag deines gewünschten Tätigkeitsfeldes in Erfahrung bringen und besser einschätzen, was die richtige Umgebung für dich ist.
Eine überaus wertvolle Ressource, die viele unterschätzen, ist zudem der eigene Freundes- und Bekanntenkreis. Egal ob enge Freund:innen, (ehemalige) Kommiliton:innen, Verwandte oder Mitstreiter:innen im Sportverein – du wirst niemals glauben, wie klein die Welt doch sein kann und wer dir über drei Ecken dabei helfen kann. dir die Tür zu attraktiven Arbeitgebern zu öffnen. Genau dafür ist die »Netzwerk-Mindmap« ein äußerst einfaches wie mächtiges Tool. Schau dir dazu in unserem entsprechenden Artikel an, wie du mit der Netzwerk-Mindmap die richtigen Kontakte für deine Initiativbewerbung aufspüren kannst!
Welche formalen Kriterien eine Initiativbewerbung erfüllen sollte und hilfreiche Formulierungsbeispiel findest in unserem Artikel »Die perfekte Initiativbewerbung«.
Du siehst – mit guter Vorbereitung und ein wenig Kreativität kannst du deinen Berufsweg aktiv selbst gestalten, statt warten zu müssen, bis du zufällig auf die richtige Stellenausschreibung stößt. Wir wünschen dir viel Erfolg beim pro-aktiven Bewerben und freuen uns, wenn du uns von deinen Erfolgsgeschichten erzählst (schreibe uns einfach eine Mail an support@nachhaltigejobs.de) !
Antje Schultheis, Jahrgang 1976, ist promovierte Politikwissenschaftlerin und hat in vier verschiedenen NGOs im umwelt- und entwicklungspolitischen Bereich gearbeitet, bevor sie sich mehr und mehr selbständig gemacht hat mit dem beruflichen Netzwerk Spinnennetz - ArbeitMitWirkung für und ihrer Beratungsfirma as.empowerment, mit der sie Einzelpersonen und Gruppen in ihrer beruflichen Entwicklung coacht. Privat lebt sie mit ihrer Familie sehr naturnah in Bonn und arbeitet an einem diversitätsreichen Selbstversorgergarten.
